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Repositório Arquivístico Confiável

Preservação de acervos

Repositório Arquivístico Confiável

Melhor opções de storage do mercado

O local onde os acervos digitais de uma empresa é uma das decisões mais importantes para qualquer negócio. Nesse sentido, o Repositório Arquivístico Confiável é uma das melhores opções de storage do mercado.
Com nosso serviço, você vai poder contar com uma estruturação completa do seu negócio no RDC-AR, com as especificações necessárias para adequar a sua empresa e colocar os seus acervos em locais mais seguros e confiáveis.
Manter a integridade dos arquivos é uma tarefa primordial e deve ser realizada por todas as empresas. Assim, para saber mais sobre o nosso serviço, vamos tratar das características principais do repositório. Atuamos com um time certificado, que conhece as aplicações onde o RDC atua, com todo o acompanhamento necessário para que os acervos estejam bem protegidos.

O que é o Repositório Arquivístico Confiável?

Também chamado de RDC-AR, o Repositório Arquivístico Confiável representa um ambiente digital onde é possível preservar seus acervos de maneira segurança e em conformidade com requisitos nacionais e internacionais.
Toda a construção da RDC é pautada na Resolução de número 43, do dia 4 de setembro de 2015. Assim como todas as resoluções que pautam a arquivologia, a norma é do Conselho Nacional de Arquivos, ou seja, o CONARQ.
O repositório vem sendo tratado como uma das principais funcionalidades para qualquer empresa. Por isso, é de suma importância conhecer mais sobre ele. Além disso, consegue garantir os documentos em um local seguro e livre de acessos não autorizados. Os storages estão disponíveis em vários modelos diferentes, geralmente de código aberto e com custos baixos para manutenção por parte da empresa. Para que o Repositório Arquivístico Confiável seja implementado, depende de um conjunto de fatores, como: política de preservação digital, designação de responsabilidades, previsão de recursos, entre outros. Na prática, só pode ser utilizado se trabalhar com o princípio da transparência ativo. Ou seja, os clientes precisam conhecer quais as atividades realizadas. Em nosso serviço, cuidamos para que você saiba constantemente os passos realizados no storage.

Importância de contratar nosso serviço

Com o mercado se modernizando cada dia mais, as empresas precisam passar a aderir o acervo digital por uma questão de necessidade e melhoria. Para isso, é preciso um trabalho cuidadoso de entender mais sobre cada documento existente.
Por meio do repositório, seus documentos são divididos de maneira lógica e, principalmente, pensando na preservação dos mesmos.

O que um Repositório Arquivístico Confiável deve possuir?

De maneira geral, o Repositório Arquivístico só vai ser reconhecido como confiável se seguir uma série de critérios estabelecidos pela própria resolução do CONARQ. Assim, as características que o storage deve possuir, são:

  • A responsabilidade de manutenção dos materiais passa a ser completamente do storage, saindo das mãos da empresa;
  • Estruturado de tal maneira que possibilite o negócio prosperar a longo prazo, mantendo também um tempo seguro de sustentação dos arquivos;
  • Transparência nas decisões administrativas;
  • Transparência de situação econômica;
  • Metodologias suficientes para avaliar todos os sistemas e garantir a confiabilidade;
  • Disponibilizar as políticas de auditoria dos arquivos e de validações de segurança.

Ainda assim, optar sempre por realizar a contratação de empresas especializadas no assunto é a melhor escolha para garantir o uso do software correto. Nesse caso, atuamos diretamente na escolha, ajuste de documentação e manutenção direta na aplicação.
É importante ressaltar, ainda, que o uso de um Repositório Arquivístico Confiável não exclui a necessidade de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, ou seja, o SIGAD.

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Consultoria em Plano de Preservação

Preservação de acervos

Consultoria em Plano de Preservação

Entendimento por completo de todas as normas aplicadas à arquivologia

A preservação de acervos precisa ser feita com base em um plano de preservação, utilizado para determinar quais vão ser as etapas e como essas etapas devem ser realizadas.
Montar um plano de preservação exige uma capacidade de entendimento por completo de todas as normas técnicas aplicadas à arquivologia, principalmente no que diz respeito a manter os arquivos utilizáveis.
Nesse sentido, ofertamos uma consultoria completa para ajudar sua empresa na hora de efetivar esse procedimento. Para isso, entregamos um documento completo com todas as regras, etapas e especificações necessárias para que a preservação seja realizada dentro das normas.
Além disso, por meio dessas regras, é possível garantir com segurança que os arquivos preservados de fato estão se mantendo como o original. Na prática, funciona como um grande atestado de segurança e de procedimento.

O que é um plano de preservação?


Conceitualmente falando, o plano de preservação nada mais é do que um documento que monta todo o processo de planejamento e estrutura das atividades necessárias para a preservação dos acervos em mídias digitais.
Se o processo for feito de qualquer jeito, possivelmente vai gerar uma confusão entre o que está sendo feito e o que deveria estar para cumprir as normas técnicas básicas de preservação.
Hoje em dia, a preservação de acervos segue uma máxima: segurança e disponibilidade dos arquivos. Na prática, isso significa dizer o processo deve ser feito de tal modo que possa garantir que os arquivos serão acessados quando necessário.
Além disso, o principal objetivo do plano de preservação é garantir a segurança daquele acervo, impedindo que fatores externos possam causar algum tipo de transtorno tanto físico quanto de alteração de informações importantes.

O que está contido no nosso plano de preservação?

Ao contratar nosso serviço de consultoria, elaboramos um documento completo e oficial com as diretrizes necessárias para o seu processo de preservação. Nesse caso, nitidamente, algumas etapas precisam constar para que o processo ocorra.
Algumas dessas especificações que podem ser encontradas no plano são:

  • Recomendações para construção de arquivos

    Apesar de ser um plano para preservar arquivos já criados, o documento também vai ajudar na hora de pensar como devem ser criados novos acervos. Nesse caso, levando em consideração depósitos, estantes, condições de iluminação, entre outros.

  • Monitoramento

    O plano de preservação precisa conter uma boa base de como o monitoramento deve ser feito, principalmente para conseguir agir contra ofensores internos ou externos. Nesse caso, estão contidas normas para manutenção e utilização dos arquivos no dia a dia.

  • Acondicionamento

    Para falar em preservação, o acondicionamento não pode estar de fora das etapas principais do processo, trazendo especificações para cada tipo de arquivo, dependendo principalmente do seu tamanho e da sua natureza.

    Em geral, os documentos, no momento de acondicionar, são divididos em:

    • Documentos em grande formato;
    • Mídias magnéticas;
    • Documentos textuais;
    • Documentos digitais;

  • Degradantes

    Um dos pontos mais importantes que precisam estar contidos no plano de conservação são os degradantes. Ou seja, tudo aquilo que de alguma forma pode gerar uma reação direta nos documentos.

    Por isso, o plano de preservação deve conter, entre outras coisas:

    • Fatores ambientais;
    • Agentes físicos;
    • Agentes biológicos;
    • Desastres.

Contratando nosso serviço, todas essas etapas de análise e montagem de um plano de preservação ficam por nossa conta, assim, você tem a segurança de estar seguindo os processos de maneira adequada e dentro do que a legislação espera.

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Digitalização de Acervos

Preservação de acervos

Digitalização de Acervos

Digitalizar acervos é uma tarefa importante

A digitalização de acervos é ventilada hoje como uma das melhores soluções para conseguir evitar a perda e o extravio de documentos importantes. Por isso, as empresas como um todo começaram a buscar mais sobre a prática. Digitalizar acervos é uma tarefa importante, e deve ser realizada por meio das normas técnicas empregadas a cada estágio do seu funcionamento. Assim, oferecemos o serviço completo de digitalização, contemplando todo o projeto e fazendo com que a empresa esteja realizando o processo de maneira adequada. É importante ressaltar, por exemplo, que a falta de conformidade com as normas pode gerar a perda de validade jurídica desses documentos, o que faria com que não surtisse o efeito desejado, além de perder as condições mínimas de atuação.

Informações que devem conter no processo

O processo de digitalização de acervos deve seguir uma obrigatoriedade de ter os metadados construídos antes e durante o processo. Essa é mais uma das normas técnicas, e precisa ser realizada uma averiguação total.

Contratando nossos serviços, cuidamos de toda essa adequação e montagem das informações necessárias para cada etapa.

Assim, antes mesmo de iniciar a digitalização, são necessárias as seguintes informações:

  • Avaliação e diagnóstico da coleção;
  • Procedência;
  • Descrições conjuntas ou individuais;
  • Direitos de propriedade;
  • Gerenciamento de preservação;
  • Localização;
  • Utilização.

Já durante o processo, também existem algumas informações básicas que precisam estar contidas nos acervos, sendo:

  • Justificativas para uso;
  • Métodos de captura;
  • Hardware;
  • Software;
  • Resolução;
  • Cor;
  • Dimensão;
  • Natureza das modificações;
  • Versões e datas;
  • Nome dos arquivos e seus respectivos caminhos.

É claro que existem outras necessidades no quesito de informação, para saber mais, basta entrar em contato conosco e conhecer mais o serviço.

Motivos para digitalizar acervos

Apesar de ser uma prática já difundida e muito recomendada, é comum que muitas empresas ainda não tenham certeza sobre a realização ou não dessa atividade.
Sabendo disso, trouxemos os principais motivos para digitalizar os acervos:

  • Acesso

    Com os documentos digitalizados, a empresa contribui para que o acesso seja mais amplo, principalmente pelo desenvolvimento da tecnologia como um todo. Dessa forma, não estaria restrito apenas aos documentos físicos e a necessidade de ter que ir até o local.

  • Reprodução de arquivos

    A digitalização também vai permitir que os acervos não digitais possam seguir um caminho novo, com estruturas diferentes daqueles originais. Essa capacidade de reproduzir arquivos de uma forma diferenciada acaba sendo positivo para a empresa.

  • Preservação

    Sem dúvidas, a principal motivação para realizar a digitalização de acervos é a preservação dos documentos, principalmente contra fatores externos que possam de alguma forma causar efeitos adversos.

  • Como a digitalização pode ser empregada

    A principal dúvida quanto a digitalização de acervos é como implementá-la na empresa, principalmente no que diz respeito a softwares e hardwares. Nesse caso, também atuamos com toda a determinação e uma consultoria para especificar esses equipamentos.

Em geral, alguns equipamentos que podem ser usados para realizar a captura das imagens são:

  • Escâneres de mesa;
  • Escâneres planetários;
  • Câmeras digitais;
  • Equipamentos de digitalização de negativos;
  • Diapositivos fotográficos;
  • Equipamentos para digitalização de microformas;
  • Escâneres de produção.

Esses são apenas alguns exemplos dos equipamentos necessários para que ocorra a digitalização de acervos, junto aos seus determinados softwares para tratativa, correção e adequação das imagens digitalizadas.
O uso correto dos aplicativos e todas as etapas dentro das normas técnicas é o que vai garantir que sua empresa não sofra as sanções que já comentamos anteriormente.

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Open Journal System - OJS

Preservação de acervos

Open Journal System - OJS

Plataforma especializada em gerenciar e publicar artigos científicos

Artigos científicos estão na rotina de muitas pessoas, desde acadêmicos até empresas que realizam uma presença forte nas publicações de periódicos. Nesse caso, dependendo do fluxo necessário de trabalho, um gerenciador especializado no tema faz diferença.
Pensando nisso, ofertamos os serviços do Open Journal System, plataforma especializada em gerenciar e publicar artigos científicos, tendo sido implementado pela primeira vez no país pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia.
Depois de alguns anos já no mercado, o OJS passou por muitas atualizações, trazendo ainda mais comodidade para o dia a dia dos usuários. Entre elas, a melhoria na sua interface, tornando-a mais simples e intuitiva.
Nesse sentido, utilizar um software de gerenciamento pode ser uma das grandes questões para otimizar o tempo e até mesmo melhorar a escrita dos artigos como um todo.
Por isso, vamos conhecer mais sobre o Open Journal System?

Funcionalidades


Existe uma série de atividades que o OJS pode realizar, das mais básicas até as mais avançadas, e falar sobre todas elas seria complexo nesse momento. Escolhendo as principais, podemos citar, por exemplo:

  • Instalado e gerenciado por meio de serviços em nuvem;
  • Possibilidade de configurar os requisitos, processos de revisão, e todo o período;
  • Gerenciamento de conteúdos;
  • Suporte para revisões;
  • Notificações por e-mail;
  • Sistema de comentário para leitores;
  • Indexação do conteúdo;
  • Mecanismo de busca;
  • Sistema de ajuda online;
  • Acesso aberto;
  • Plugins para novas funcionalidades.

O Open Journal System é completo, e ainda oferece a possibilidade de instalar plugins adicionais para aumentar ainda mais sua lista de funções. Com isso, todo o sistema de publicação de artigos da empresa pode ficar a cargo da aplicação.

Benefícios

Existem algumas vantagens claras ao usar o OJS no dia a dia do seu negócio, principalmente pelo que já falamos anteriormente, sobre sua capacidade de adaptação. Cada empresa possui um sistema e um processo de publicação próprio, e a ferramenta possui capacidade operacional para se adequar a cada uma delas.

  • Local

    Uma das principais características é ter a aplicação rodando de maneira local na sua máquina, não sendo necessário o uso de outras aplicações ou de suporte de terceiros para utilização.

  • Customização

    A plataforma como um todo vai permitir que você altere o layout, cores e planos de fundo, de modo a deixar cada vez mais próximo do seu negócio e da sua empresa. Além disso, várias outras funcionalidades da aplicação são customizáveis, bastando apenas poucos cliques para adequá-la.

  • Fluxo de trabalho

    Assim como já citamos, cada empresa possui um processo de criação único, e essas individualidades precisam ser respeitadas da maneira correta. Por isso, a ferramenta permite que você edite todo o fluxo editoral, trazendo para a sua realidade.
    É um benefício importante, já que evita de fazer com que a empresa precise adequar seus funcionários a uma nova realidade de publicações, o que gera custos.

  • Redução de tempo

    Muitas vezes, os processos criativos costumam demorar bastante tempo, principalmente de quem está efetivamente editando o documento. Com o uso da plataforma, essa demora é superada por meio das funcionalidades da aplicação.
    Com isso, a energia necessária para criação dessas postagens diminui, possivelmente ajudando a otimizar o processo criativo como um todo.

  • Redução de custos

    Dentro do processo de criação e publicação de artigos, existe uma série de atividades que demandam custos da empresa, como as próprias revisões gerais realizadas antes de publicar.
    Usando a ferramenta, esses custos são cortados, já que tudo pode ser realizado de maneira mais simples diretamente pela plataforma, até mesmo na disponibilidade online de recursos e não necessitando dos gastos de impressão.

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Access to Memory - AtoM 2

Preservação de acervos

Access to Memory - AtoM 2

Entendemos a importância de um bom sistema de publicação

Publicar os acervos depois de tratados é uma parte fundamental no funcionamento do processo de arquivologia. Sabendo disso, é comum que sempre apareça a dúvida de qual o melhor método para isso.
O Access to Memory chega como uma solução para esse problema, e, por isso, ofertamos nosso serviço de adequação, instalação e consultoria de seu uso. Entendemos a importância de um bom sistema de publicação, e queremos ajudar sua empresa a se adequar nas leis nacionais e internacionais.
Funcionando como um software, o Access to Memory foi criado em 2007, e desde então ganha mercado de maneira surpreendente, graças as suas funcionalidades completas. Utilizando, é possível realizar as descrições arquivísticas com as normas nacionais e internacionais sendo aplicadas, além de basear nos padrões existentes.

Hoje em dia, são várias as instituições que utilizam o sistema, exatamente pela sua facilidade, sendo:

  • 1 arquivo federal;
  • 26 arquivos estaduais;
  • 5570 arquivos municipais;
  • 3118 museus;
  • 1 biblioteca federal;
  • 26 bibliotecas estaduais;
  • 5570 bibliotecas municipais;
  • 21 universidades federais;
  • 5570 câmaras.

É possível perceber o quanto o poder público precisa do Access to Memory para garantir o processo correto na preservação e publicação de arquivos. Agora, sabendo disso, vamos conhecer mais sobre a ferramenta.

O que é o Access to Memory - AtoM 2?


Diretamente falando, o AtoM, ou Access to Memory é uma ferramenta web opensource, com objetivo de realizar descrições de arquivos usando padrões estabelecidos pela legislação.
Com essa ferramenta, é possível criar uma rede de publicação manual seguindo as legislações, ou, ainda, implementar em conjunto o Archivematica, onde os arquivos tratados na outra aplicação são diretamente publicados.
Por possuir uma estrutura completa para vários idiomas e todas as funcionalidades necessárias para uma empresa, a ferramenta vem sendo usada por várias instituições, ao mesmo tempo, sem problemas de servidores responsivos.

Benefícios da Access to Memory - AtoM 2

Se você ainda tem dúvidas se deve ou não apostar na aplicação de Access to Memory, trouxemos alguns benefícios e motivos para acreditar no seu funcionamento. Afinal, não trabalhamos com ferramentas que não se mostrem completamente confiáveis e funcionais para nossos clientes.

  • Web

    Com um desenho todo pensado para a web, o Access to Memory possui uma interface intuitiva e que não dificulta a vida dos usuários. Assim, basta instalar corretamente e realizar as atividades.
    Praticamente tudo pode ser feito apenas por meio web, sem necessidade de grandes instalações ou do uso de painéis de comando. Tudo fácil, rápido e acessível.

  • Importação e exportação

    A AtoM apresenta uma série de funcionalidades para importar e exportar dados sem nenhum tipo de dor de cabeça. Com isso, é possível utilizar para os seguintes formatos de arquivos:

    • EAD;
    • EAC-CPF;
    • CSV;
    • SKOS.

    A própria aplicação possui sua documentação completa, o que facilita o entendimento e definição dos próximos passos.

  • Multilíngue

    Algo que pode facilitar e muito para o uso é a tradução fiel para diferentes idiomas. Com isso, evitamos erros comuns apenas por uma descrição não ter sido feita da maneira correta.
    Com isso, a empresa aumenta seu alcance e garante mais comodidade aos usuários, auxiliando nas tarefas básicas.

  • Multi-repositório

    Uma das principais características da Access to Memory é a capacidade de ofertar múltiplos repositórios de uma só vez, para sua empresa. Na prática, isso significa que você pode moldar sua aplicação da maneira mais adequada para suas funções.

Dessa forma, é possível, por exemplo, criar diferentes espaços para descrições diferentes, separando por setor ou como for melhor para o seu acompanhamento. A flexibilidade para abranger um grande número de repositórios é primordial para a organização dos acervos.

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