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Repositorio de archivos de confianza

Conservación de colecciones

Repositorio de archivos de confianza

Las mejores opciones de almacenamiento del mercado

La ubicación de los activos digitales de una empresa es una de las decisiones más importantes para cualquier empresa. En este sentido, Reliable Archival Repository es una de las mejores opciones de almacenamiento del mercado.
Con nuestro servicio podrá contar con una estructuración completa de su negocio en la RDC-AR, con las especificaciones necesarias para adecuar su empresa y colocar sus recaudos en lugares más seguros y confiables.
Mantener la integridad de los archivos es una tarea primordial y debe ser realizada por todas las empresas. Entonces, para aprender más sobre nuestro servicio, hablemos de las principales características del repositorio. Trabajamos con un equipo certificado, que conoce las aplicaciones donde opera el RDC, con todo el seguimiento necesario para que las colecciones estén bien protegidas.

¿Qué es el depósito de archivos de confianza?

También llamado RDC-AR, el repositorio de archivos de confianza representa un entorno digital en el que puede conservar sus colecciones de forma segura y de conformidad con los requisitos nacionales e internacionales.
Toda la construcción del RDC se basa en la Resolución número 43, del 4 de septiembre de 2015. Como todas las resoluciones que orientan la archivística, la norma es del Consejo Nacional de Archivos, es decir, CONARQ.
El repositorio ha sido tratado como una de las funcionalidades principales para cualquier empresa. Por lo tanto, es de suma importancia saber más al respecto. Además, logra garantizar los documentos en un lugar seguro, libre de accesos no autorizados. Los almacenamientos están disponibles en varios modelos diferentes, generalmente de código abierto y con bajos costos de mantenimiento para la empresa. Para que el Repositorio Archivístico de Confianza sea implementado, depende de un conjunto de factores, tales como: política de preservación digital, asignación de responsabilidades, previsión de recursos, entre otros. En la práctica, solo se puede utilizar si se trabaja con el principio de transparencia activa. Es decir, los clientes necesitan saber qué actividades se llevan a cabo. En nuestro servicio, nos encargamos de que estés constantemente al tanto de los pasos que se dan en el almacenamiento.

Importancia de contratar nuestro servicio

Con el mercado cada vez más moderno, las empresas necesitan unirse a la colección digital como una cuestión de necesidad y mejora. Esto requiere un trabajo cuidadoso para comprender más acerca de cada documento existente.
A través del repositorio, sus documentos se dividen de forma lógica y, principalmente, pensando en su conservación.

¿Qué debe tener un Repositorio de Archivos de Confianza?

En general, el Repositorio Archivístico sólo será reconocido como confiable si sigue una serie de criterios establecidos por la propia resolución de la CONARQ. Así, las características que debe tener el almacenamiento son:

  • La responsabilidad del mantenimiento de los materiales pasa completamente a la responsabilidad del almacenamiento, quedando en manos de la empresa;
  • Estructurado de tal manera que permita que el negocio prospere en el largo plazo, manteniendo también un tiempo seguro para el sostenimiento de los archivos;
  • Transparencia en las decisiones administrativas;
  • Transparencia de la situación económica;
  • Metodologías suficientes para evaluar todos los sistemas y asegurar la confiabilidad;
  • Haga que las políticas de validación de seguridad y auditoría de archivos estén disponibles.

Aun así, optar siempre por contratar empresas especializadas en el tema es la mejor opción para asegurar el uso del software correcto. En este caso, actuamos directamente en la elección, ajuste de documentación y mantenimiento directo en la aplicación.
También es importante señalar que el uso de un Repositorio Archivístico de Confianza no excluye la necesidad de un Sistema de Gestión Documental Archivística Informática, es decir, el SIGAD.

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Consultoría del Plan de Conservación

Conservación de colecciones

Consultoría del Plan de Conservación

Comprensión integral de todos los estándares aplicados a la archivística

La preservación de las colecciones debe hacerse en base a un plan de preservación, utilizado para determinar cuáles serán los pasos y cómo se deben llevar a cabo estos pasos.
Elaborar un plan de preservación requiere la capacidad de comprender completamente todos los estándares técnicos aplicados a la archivística, especialmente con respecto a mantener los archivos utilizables.
En este sentido, ofrecemos una completa asesoría para ayudar a su empresa a la hora de realizar este trámite. Para ello, entregamos un documento completo con todas las reglas, pasos y especificaciones necesarias para que la conservación se realice dentro de las normas.
Además, a través de estas reglas, es posible garantizar con seguridad que los archivos conservados se mantienen como los originales. En la práctica, funciona como un gran certificado de seguridad y procedimiento.

¿Qué es un plan de conservación?


Conceptualmente hablando, el plan de preservación no es más que un documento que reúne todo el proceso de planificación y estructura de las actividades necesarias para la preservación de las colecciones en medios digitales.
Si el proceso se realiza de alguna forma, posiblemente generará confusión entre lo que se está haciendo y lo que se debe hacer para cumplir con las normas técnicas básicas de conservación.
Hoy en día, la preservación de las colecciones sigue una máxima: la seguridad y disponibilidad de los archivos. En la práctica, esto significa decir que el proceso debe realizarse de tal manera que pueda garantizar que se accederá a los archivos cuando sea necesario.
Además, el objetivo principal del plan de preservación es garantizar la seguridad de esa colección, evitando que factores externos causen cualquier tipo de inconveniente, tanto físico como de alteración de información importante.

¿Qué contiene nuestro plan de preservación?

Al contratar nuestro servicio de consultoría, elaboramos un documento completo y oficial con los lineamientos necesarios para su proceso de conservación. En este caso, claramente, se deben incluir algunos pasos para que el proceso ocurra.
Algunas de estas especificaciones que se pueden encontrar en el plan son:

  • Recomendaciones para la construcción de archivos

    A pesar de ser un plan para conservar archivos ya creados, el documento también ayudará a la hora de pensar cómo se deben crear nuevas colecciones. En este caso, teniendo en cuenta almacenes, estanterías, condiciones de iluminación, entre otros.

  • Supervisión

    El plan de preservación debe contener una buena base sobre cómo se debe realizar el seguimiento, especialmente para poder actuar contra los infractores internos o externos. En este caso, se contienen reglas para el mantenimiento y uso de los archivos en el día a día.

  • Embalaje

    Hablando de conservación, el embalaje no puede quedar fuera de las principales etapas del proceso, trayendo especificaciones para cada tipo de archivo, dependiendo principalmente de su tamaño y naturaleza.

    En general, los documentos, en el momento del embalaje, se dividen en:

    • Documentos de gran formato;
    • medios magnéticos;
    • Documentos de texto;
    • Documentos digitales;
  • Degradante

    Uno de los puntos más importantes que debe contener el plan de conservación es la degradación. Es decir, todo lo que de alguna manera pueda generar una reacción directa en los documentos.

    Por tanto, el plan de conservación debe contener, entre otras cosas:

    • Factores ambientales;
    • Agentes físicos;
    • Agentes biologicos;
    • Desastres

Al contratar nuestro servicio, todas estas etapas de análisis y elaboración de un plan de conservación quedan a nuestra cargo, para que usted tenga la seguridad de seguir los procesos correctamente y dentro de lo que exige la legislación.

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Digitalización de Colecciones

Conservación de colecciones

Digitalización de Archivos

Digitalizar colecciones es una tarea importante

La digitalización de colecciones se considera hoy en día como una de las mejores soluciones para evitar la pérdida y extravío de documentos importantes. Por lo tanto, las empresas en su conjunto comenzaron a buscar más sobre la práctica. La digitalización de las colecciones es una tarea importante, y debe realizarse utilizando los estándares técnicos utilizados en cada etapa de su funcionamiento. Así, ofrecemos un servicio completo de digitalización, cubriendo todo el proyecto y asegurando que la empresa está realizando el proceso correctamente. Es importante señalar, por ejemplo, que la falta de cumplimiento de las normas puede dar lugar a la pérdida de validez jurídica de estos documentos, lo que supondría que no surtan el efecto deseado, además de perder las condiciones mínimas de actuación. 

Información a incluir en el proceso

El proceso de digitalización de colecciones debe seguir la obligación de tener metadatos construidos antes y durante el proceso. Esta es una más de las normas técnicas, y hay que hacer una investigación completa.

Contratando nuestros servicios, nos encargamos de toda esta adecuación y montaje de la información necesaria para cada paso.

Entonces, incluso antes de comenzar el escaneo, se requiere la siguiente información:

  • Evaluación y diagnóstico de la colección;
  • Origen;
  • Descripciones conjuntas o individuales;
  • Derechos de propiedad;
  • gestión de la conservación;
  • Ubicación;
  • Usar.

Ya durante el proceso, también hay alguna información básica que debe estar contenida en las colecciones, a saber:

  • Justificaciones de uso;
  • Métodos de captura;
  • Hardware;
  • Software;
  • Resolución;
  • Color;
  • Dimensión;
  • naturaleza de las modificaciones;
  • Versiones y fechas;
  • Nombres de archivo y sus respectivas rutas.

Por supuesto que hay otras necesidades en cuanto a información, para saber más, solo contáctenos y conozca más sobre el servicio.

Razones para digitalizar colecciones

A pesar de ser una práctica muy extendida y muy recomendable, es habitual que muchas empresas aún tengan dudas sobre si realizar o no esta actividad.
Sabiendo esto, trajimos las principales razones para digitalizar las colecciones:

  • Acesso

    Con los documentos digitalizados, la empresa contribuye a un mayor acceso, principalmente a través del desarrollo de la tecnología en su conjunto. De esta forma, no estaría restringido a los documentos físicos y la necesidad de ir al lugar.

  • Reproducción de archivos

    La digitalización también permitirá que las colecciones no digitales sigan un nuevo camino, con estructuras diferentes a las de los originales. Esta capacidad de reproducir archivos de forma diferente acaba siendo positiva para la empresa.

  • Preservación

    Sin duda, la principal motivación para digitalizar colecciones es la preservación de los documentos, especialmente frente a factores externos que de alguna manera puedan causar efectos adversos.

  • Cómo se puede emplear la digitalización

    La principal duda con respecto a la digitalización de colecciones es cómo implementarla en la empresa, principalmente en lo que se refiere a software y hardware. En este caso, también actuamos con toda determinación y una asesoría para especificar este equipo.

En general, algunos equipos que se pueden utilizar para la captura de imágenes son:

  • escáneres de escritorio;
  • escáneres planetarios;
  • Cámaras digitales;
  • equipo de escaneo de negativos;
  • diapositivas fotográficas;
  • Equipos para digitalizar microformas;
  • Escáneres de producción.

Estos son solo algunos ejemplos de los equipos necesarios para digitalizar colecciones, junto con su software específico para el procesamiento, corrección y adaptación de imágenes digitalizadas.
El correcto uso de las aplicaciones y todos los pasos dentro de los estándares técnicos es lo que garantizará que su empresa no sufra las sanciones que hemos mencionado anteriormente.

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Open Journal System - OJS

Conservación de colecciones

Open Journal System - OJS

Plataforma especializada en la gestión y publicación de artículos científicos

Los artículos científicos están en la rutina de muchas personas, desde académicos hasta empresas que tienen una fuerte presencia en las publicaciones de revistas. En este caso, dependiendo del flujo de trabajo necesario, un gestor especializado en la temática marca la diferencia. 

Con eso en mente, ofrecemos los servicios del Open Journal System, una plataforma especializada en la gestión y publicación de artículos científicos, que fue implementada por primera vez en el país por el Instituto Brasileño de Información en Ciencia y Tecnología.

Después de algunos años en el mercado, OJS ha pasado por muchas actualizaciones, brindando aún más comodidad a la vida diaria de los usuarios. Entre ellos, la mejora en su interfaz, haciéndola más sencilla e intuitiva.

En este sentido, utilizar un software de gestión puede ser una de las grandes cuestiones para optimizar tiempos e incluso mejorar la redacción de artículos en su conjunto.

Entonces, ¿aprendamos más sobre Open Journal System?

Funcionalidades


Hay una serie de actividades que OJS puede realizar, desde las más básicas hasta las más avanzadas, y hablar de todas ellas sería complejo en este punto. Escogiendo las principales, podemos mencionar, por ejemplo:

  • Instalado y administrado a través de servicios en la nube;
  • Posibilidad de configurar los requisitos, procesos de revisión y todo el período;
  • Gestión de contenido;
  • Soporte para revisiones;
  • Notificaciónes de Correo Electrónico;
  • Sistema de comentarios para los lectores;
  • indexación de contenido;
  • Buscador;
  • Sistema de ayuda en línea;
  • Acceso abierto;
  • Complementos para nuevas funciones.

El Open Journal System es completo, e incluso ofrece la posibilidad de instalar complementos adicionales para aumentar aún más su lista de funciones. Con esto, todo el sistema de publicación de artículos de la empresa puede ser manejado por la aplicación.

Beneficios

Hay algunas ventajas claras al usar OJS en su día a día de negocios, principalmente debido a lo que mencionamos anteriormente sobre su adaptabilidad. Cada empresa tiene su propio sistema y proceso de publicación, y la herramienta tiene la capacidad operativa para adaptarse a cada uno de ellos.

  • Local

    Una de las características principales es tener la aplicación ejecutándose localmente en su máquina, sin requerir el uso de otras aplicaciones o soporte de terceros para su uso.

  • Personalización

    La plataforma en su conjunto te permitirá cambiar el diseño, los colores y los fondos, con el fin de acercarte cada vez más a tu negocio y a tu empresa. Además, varias otras funcionalidades de la aplicación son personalizables, con solo unos pocos clics para adaptarla.

  • Flujo de trabajo

    Como ya hemos mencionado, cada empresa tiene un proceso de creación único, y estas individualidades deben respetarse de la manera correcta. Por eso, la herramienta te permite editar todo el flujo editorial, acercándolo a tu realidad.
    Es un beneficio importante, ya que evita que la empresa tenga que adaptar a sus empleados a una nueva realidad editorial, lo que genera costos.

  • Reducción de tiempo

    Los procesos creativos a menudo toman mucho tiempo, especialmente para aquellos que realmente están editando el documento. Con el uso de la plataforma, este retraso se supera a través de las funcionalidades de la aplicación.
    Como resultado, la energía necesaria para crear estas publicaciones disminuye, lo que posiblemente ayude a optimizar el proceso creativo en su conjunto.

  • Reducción de costos

    Dentro del proceso de creación y publicación de artículos, existen una serie de actividades que demandan costos a la empresa, como las revisiones generales que se realizan antes de la publicación.
    Con la herramienta se recortan estos costos, ya que todo se puede hacer de una forma más sencilla directamente a través de la plataforma, incluso en la disponibilidad en línea de los recursos y sin requerir costos de impresión.

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Access to Memory - AtoM 2

Conservación de colecciones

Access to Memory - AtoM 2

Entendemos la importancia de un buen sistema editorial

La publicación de colecciones después de tratados es una parte fundamental del funcionamiento del proceso archivístico. Sabiendo esto, es común que siempre haya dudas sobre cuál es el mejor método para esto.
Acceso a la Memoria llega como solución a este problema, y ​​por ello ofrecemos nuestro servicio de adaptación, instalación y asesoramiento para su uso. Entendemos la importancia de un buen sistema de publicación y queremos ayudar a su empresa a cumplir con las leyes nacionales e internacionales.
Funcionando como un software, Access to Memory fue creado en 2007, y desde entonces ha ganado participación de mercado de manera sorprendente, gracias a sus completas funcionalidades. Usándolo, es posible realizar descripciones archivísticas con la aplicación de estándares nacionales e internacionales, además de construir sobre los estándares existentes.

En la actualidad, existen varias instituciones que utilizan el sistema, precisamente por su facilidad, a saber:

  • 1 expediente federal;
  • 26 archivos estatales;
  • 5570 archivos municipales;
  • 3118 museos;
  • 1 biblioteca federal;
  • 26 bibliotecas estatales;
  • 5570 bibliotecas municipales;
  • 21 universidades federales;
  • 5570 cámaras.

Es posible ver cuánto necesita el gobierno el Acceso a la Memoria para garantizar el correcto proceso en la preservación y publicación de los archivos. Ahora, sabiendo eso, conozcamos más sobre la herramienta.

¿Qué es Acceso a la memoria - AtoM 2?


Directamente hablando, AtoM, o Acceso a la Memoria es una herramienta web de código abierto, con el objetivo de realizar descripciones de archivos utilizando los estándares establecidos por la legislación.
Con esta herramienta, es posible crear una red de publicación manual siguiendo la legislación, o incluso implementar Archivematica en conjunto, donde se publican directamente los archivos tratados en la otra aplicación.
Debido a que tiene una estructura completa para varios idiomas y todas las funcionalidades necesarias para una empresa, la herramienta ha sido utilizada por varias instituciones, al mismo tiempo, sin problemas de servidores receptivos.

Beneficios del acceso a la memoria - AtoM 2

Si aún tienes dudas sobre si apostar o no por la aplicación Acceso a la Memoria, te hemos traído algunos beneficios y razones para creer en su funcionamiento. Después de todo, no trabajamos con herramientas que no sean completamente confiables y funcionales para nuestros clientes.

  • Web

    Con un diseño totalmente pensado para la web, Access to Memory cuenta con una interfaz intuitiva que no dificulta la vida de los usuarios. Entonces, simplemente instale correctamente y lleve a cabo las actividades.
    Prácticamente todo se puede hacer solo vía web, sin necesidad de grandes instalaciones ni uso de paneles de control. Todo fácil, rápido y asequible.

  • Importación y exportación

    AtoM presenta una serie de funcionalidades para importar y exportar datos sin ningún tipo de dolor de cabeza. Con esto, es posible utilizar para los siguientes formatos de archivo:

    • DEA;
    • EAC-CPF;
    • CSV;
    • SKOS.

    La propia aplicación cuenta con su documentación completa, lo que facilita la comprensión y definición de los próximos pasos.

  • Plurilingüe

    Algo que puede hacer que sea más fácil y mucho más fácil de usar es la traducción fiel a diferentes idiomas. Con esto, evitamos errores comunes solo porque una descripción no se hizo correctamente.
    Con esto, la empresa aumenta su alcance y garantiza más comodidad a los usuarios, ayudando en tareas básicas.

  • Multi-repositorio

    Una de las principales características de Access to Memory es la capacidad de ofrecer múltiples repositorios a la vez, para su empresa. En la práctica, esto significa que puede configurar su aplicación de la manera que mejor se adapte a sus funciones.

De esta manera, es posible, por ejemplo, crear diferentes espacios para diferentes descripciones, separando por sector o lo que sea mejor para su seguimiento. La flexibilidad para cubrir un gran número de repositorios es primordial para la organización de las colecciones.

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