La digitalización de colecciones se considera hoy en día como una de las mejores soluciones para evitar la pérdida y extravío de documentos importantes. Por lo tanto, las empresas en su conjunto comenzaron a buscar más sobre la práctica. La digitalización de las colecciones es una tarea importante, y debe realizarse utilizando los estándares técnicos utilizados en cada etapa de su funcionamiento. Así, ofrecemos un servicio completo de digitalización, cubriendo todo el proyecto y asegurando que la empresa está realizando el proceso correctamente. Es importante señalar, por ejemplo, que la falta de cumplimiento de las normas puede dar lugar a la pérdida de validez jurídica de estos documentos, lo que supondría que no surtan el efecto deseado, además de perder las condiciones mínimas de actuación.
El proceso de digitalización de colecciones debe seguir la obligación de tener metadatos construidos antes y durante el proceso. Esta es una más de las normas técnicas, y hay que hacer una investigación completa.
Contratando nuestros servicios, nos encargamos de toda esta adecuación y montaje de la información necesaria para cada paso.
Entonces, incluso antes de comenzar el escaneo, se requiere la siguiente información:
Ya durante el proceso, también hay alguna información básica que debe estar contenida en las colecciones, a saber:
Por supuesto que hay otras necesidades en cuanto a información, para saber más, solo contáctenos y conozca más sobre el servicio.
A pesar de ser una práctica muy extendida y muy recomendable, es habitual que muchas empresas aún tengan dudas sobre si realizar o no esta actividad.
Sabiendo esto, trajimos las principales razones para digitalizar las colecciones:
Con los documentos digitalizados, la empresa contribuye a un mayor acceso, principalmente a través del desarrollo de la tecnología en su conjunto. De esta forma, no estaría restringido a los documentos físicos y la necesidad de ir al lugar.
La digitalización también permitirá que las colecciones no digitales sigan un nuevo camino, con estructuras diferentes a las de los originales. Esta capacidad de reproducir archivos de forma diferente acaba siendo positiva para la empresa.
Sin duda, la principal motivación para digitalizar colecciones es la preservación de los documentos, especialmente frente a factores externos que de alguna manera puedan causar efectos adversos.
La principal duda con respecto a la digitalización de colecciones es cómo implementarla en la empresa, principalmente en lo que se refiere a software y hardware. En este caso, también actuamos con toda determinación y una asesoría para especificar este equipo.
En general, algunos equipos que se pueden utilizar para la captura de imágenes son:
Estos son solo algunos ejemplos de los equipos necesarios para digitalizar colecciones, junto con su software específico para el procesamiento, corrección y adaptación de imágenes digitalizadas.
El correcto uso de las aplicaciones y todos los pasos dentro de los estándares técnicos es lo que garantizará que su empresa no sufra las sanciones que hemos mencionado anteriormente.